Häufig gestellte Fragen zu Projektabrechnung und Kostenverfolgung

Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der bestehenden Infrastruktur ab. Bei kleineren Betrieben dauert es etwa 4–6 Wochen, bis die Grundstrukturen stehen. Größere Organisationen benötigen 3–4 Monate für eine vollständige Implementierung mit allen Prozessen und Schulungen.

Die Kostenschätzung ist Ihre Prognose zu Projektbeginn – sie basiert auf Erfahrungswerten und Annahmen. Die tatsächlichen Kosten entstehen während der Ausführung durch echte Ausgaben für Material, Arbeit und Ressourcen. Unser Kostencontrolling zeigt Ihnen, wo diese auseinanderlaufen, damit Sie frühzeitig gegensteuern können.

Das Minimum sind: Rechnungen und Lieferscheine, Stundenzettel oder Arbeitsnachweise, Änderungsanträge und deren Kosten, sowie regelmäßige Kostenpläne. In Deutschland ist es wichtig, dass alle Belege zeitnah erfasst und nachvollziehbar zugeordnet werden – das spart später viel Aufwand bei Revisionen.

Das beste Intervall ist wöchentlich für operative Projekte, mindestens aber monatlich. So erkennen Sie Kostendriften früh genug. Bei längeren Projekten empfehlen wir auch Quartals-Reviews, um strategische Anpassungen vorzunehmen.

Excel funktioniert für 1–2 kleine Projekte. Sobald Sie regelmäßig mehrere Projekte parallel laufen haben oder Ihre Zahlen mit anderen Systemen verknüpfen müssen, wird es fehleranfällig und aufwändig. Eine dedizierte Lösung spart Zeit und reduziert Fehler um etwa 70 %.

Gutes Kostencontrolling ist die Basis für Compliance – nicht das Hindernis. Transparente Kostenerfassung, nachvollziehbare Dokumentation und regelmäßige Berichte erfüllen die Anforderungen von Betriebsprüfungen und Audits automatisch mit.